Entenda como ter uma gestão eficiente de contas a pagar e receber em sua empresa
Dicas importantes que vão ajudar você a gerir contas a pagar e receber com eficiência em sua empresa
Uma das funções mais complexas e exigentes que uma empresa tem é a gestão de contas a pagar e receber.
Buscando tornar o processo de arrecadação mais organizado, ético e prático, este post tem como objetivo auxiliar os leitores a entenderem melhor sobre as principais dicas para a gestão de contas.
Sabendo disso, em nosso material, traremos informações importantes que vão ajudar você a entender melhor sobre como gerir esses aspectos em sua empresa, com o objetivo de evitar atrasos e o crescimento dos índices de inadimplência em seu negócio.
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Acompanhe!
O que é e a importância do setor de contas a pagar e receber
O departamento de contas a pagar e receber é responsável pelo controle de todos os títulos que sua empresa terá de quitar ou mesmo irá receber de seus clientes em um determinado período.
Com a ajuda dele, você evita esquecimento em pagamentos, o que pode fazer com que você tenha o envio de suas mercadorias suspensas por seus fornecedores, dependendo do ramo de atuação e tipo de parceria, também pode ter problemas junto ao fisco, pela não emissão de Certidão Negativa de Débitos Tributários, fazendo com que você não possa participar de licitações, além do pagamento de multas e juros.
O controle das contas a receber é importante, pois, com a ajuda dele, você evita atraso de seus clientes, o que pode comprometer o fluxo de caixa da sua empresa.
Nas próximas linhas, vamos trazer algumas informações que vão ajudar você a administrar esse departamento, mas, antes de a gente partir para o próximo tópico, aproveite para ler alguns artigos que vão contribuir para otimizar a sua gestão:
- Caso Lacta: entenda como o planejamento tributário desenvolve a economia do seu negócio
- Planejamento estratégico: qual a importância?
- Registro de marcas: quais as vantagens?
Organização é o começo de tudo
Não existe nada mais importante que organizar os processos relacionados às contas a pagar e receber.
Isso porque, quando o departamento de contabilidade está organizado, há maior controle e transparência sobre todas as informações.
Dessa forma, é possível prever quando as contas a pagar devem chegar ao fim, quanto devem ser as contas a receber e qual será o custo operacional da empresa.
Assim, é muito importante que o departamento de contas a pagar e receber tenha um método de controle de recebimento e pagamento de contas que contemple as particularidades do negócio.
Dessa forma, vocês terão mais controle sobre os débitos e as despesas com as contas a pagar e terão maior visibilidade sobre as contas a receber.
Conheça seus fornecedores
Ao adotar o controle adequado, o departamento de contas a pagar e a receber deverá criar uma planilha para listar todas as contas a pagar e receber, inclusive as de fornecedores com auxílio de uma ferramenta de gestão de contas a pagar e receber.
Desse modo, é possível acompanhar quando as contas a pagar e receber estarão próximas do vencimento, o que facilita a tomada de decisões.
Assim, esse setor poderá fazer uma pesquisa sobre os fornecedores, como por exemplo: a empresa, o seu endereço, o CNPJ, o nome e o número de telefone, a data de início de contrato, a quantidade de pessoas contratadas, o valor do pagamento mensal, um breve histórico da empresa e outros detalhes relacionados ao fornecedor.
Diversas formas de meios de pagamento e recebimento
Existem diversas formas de arrecadação no mercado.
Perceba que o meio que será usado para pagar a seus fornecedores ou mesmo receber os recursos de seus clientes é importante, principalmente para que suas rotinas possam seguir de forma fluida.
Nesse sentido, o ideal é buscar trabalhar com aqueles que possam levar mais facilidade para a sua empresa, quando se trata de pagar suas contas.
Também é importante que você ofereça a seus clientes diversidade de formas de pagamento, isso contribui para tornar os seus recebimentos mais simples e evitar atrasos.
Movimentação e rotulação das contas a pagar e receber
Para iniciar o processo de rotulação das contas a pagar e a receber, o seu departamento deverá fazer o registro de todas as contas a pagar e receber em uma planilha.
Dessa maneira, é possível fazer a movimentação das contas e rotulá-las, sendo que a rotulação é o método de organizar de maneira prática e efetiva as contas a pagar e receber.
Ao fazer a movimentação das contas, vocês deverão colocar a data do pagamento, o saldo da conta, o nome da empresa e o número do documento, e da receber, o nome da empresa, o número do documento e o valor correspondente.
Ter uma identificação adequada quanto ao fornecedor e clientes, bem como os dados envolvidos na operação, evita erros no pagamento ou até mesmo na cobrança, caso ela precise ser feita no futuro.
Lembre-se também que uma cobrança, quando realizada de forma indevida, principalmente causando constrangimento, pode fazer com que a sua empresa tenha de responder por violação ao Código de Defesa do Consumidor.
Análise prévia das contas que serão pagas
Para evitar que uma conta a pagar entre em atraso ou venha a ser descontada, o setor de contas a pagar e a receber deverá analisar todos os relatórios periodicamente.
Desta forma, é possível visualizar se uma das contas a pagar poderá vir a ficar atrasada, o que facilita a tomada de decisão e o acompanhamento das contas a pagar.
A fim de que isso seja feito corretamente, o departamento deverá analisar as contas a pagar, de forma a verificar quando chegam, quanto devem ser e qual a ordem de pagamento, sendo que a ordem de pagamento determina a prioridade de pagamento das contas a pagar.
Teste de Conformidade Financeira dos Ordem de Pagamento
Para verificar se as contas a pagar são válidas, o departamento de contabilidade deverá fazer o teste de conformidade financeira, que é um método de análise para avaliar se a conta em aberto, de fato, é devida.
Assim, será possível verificar se as contas a pagar e receber são reais e se estão dentro das normas da empresa.
Para que o teste seja feito corretamente, o departamento de contas a pagar deverá verificar se o código da conta a pagar está correto, se o valor da conta a pagar tem a data de vencimento correta, se o documento de cobrança da conta a pagar está correto…
Ou seja, é importante validar se a conta está realmente em aberto, se o valor é devido pelo empreendimento; isso evita pagamentos feitos em duplicidade ou mesmo golpes financeiros.
No link abaixo, você conhecerá quem pode ajudar você a ter mais eficiência quando se trata desse assunto:
ZW: vamos ajudar você a ter um melhor controle financeiro
O setor de contas a pagar e a receber tem grande importância em uma empresa, e seguir as dicas que trouxemos ajudará você a ter mais eficiência ao lidar com o da sua.
Nós, da ZW Contabilidade, temos a expertise necessária para ajudar você a lidar com esse assunto com mais praticidade.
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