Descubra como o controle de documentos ajuda para um Controle fiscal e tributário mais efetivos
Registros e provas são cruciais porque verificam dados perante agências governamentais, ajudam a tomar decisões importantes baseadas em documentos e relatórios, e ajudam no planejamento do orçamento.
Cada empresa tem que reunir um grande número de documentos no início. Documentos, planejamento, registros, contas, impostos, folha de pagamento e outros estão todos espalhados pela sala ou armazenados em gavetas. Cada empresa começa com um monte de documentos para catalogar. Se você não os guardar em ordem, você e sua empresa serão engolidos por eles.
Imagine como é difícil gerenciar documentos quando você inicia sua empresa e que desafio será quando ela estiver totalmente operacional. É crucial para cada empresa empregar um sistema de gerenciamento de documentos para manter seus registros organizados. O mundo está passando por uma transformação digital e os documentos devem ser gerenciados de uma forma mais moderna.
O gerenciamento adequado de documentos é crucial para garantir que todas as informações de que sua empresa necessita estejam prontamente acessíveis. É também através dela que você será capaz de desenvolver processos para controlar adequadamente toda a documentação de sua empresa e manter um controle fiscal e tributário efetivo.
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Se você quer saber como a gestão de documentos é importante para o controle fiscal e tributário, continue lendo o artigo.
Leia também os artigos listados abaixo:
- 10 principais dicas para gestão de contas a pagar e receber
- Planejamento estratégico: qual a importância?
- Consultoria financeira: quando contar com ela na sua empresa?
O que é o controle de documentos?
O controle de documentos é um conjunto de procedimentos e ações que ajudam as empresas a se tornarem mais eficientes, organizadas e ágeis no uso de dados. O gerenciamento de documentos refere-se à administração de documentos oficiais nas empresas. É através deste procedimento que os procedimentos são estabelecidos para preservar adequadamente todas as informações da empresa. Ele não consiste apenas em colocar papéis em gavetas de arquivos ou na nuvem, mas exige o estabelecimento de normas e a aplicação de regras.
Para isso, é preciso acompanhar o que se precisa e o quanto vale a pena. Por exemplo, arquivos que são acessados com frequência devem ser fáceis de arquivar para localizá-los rapidamente, enquanto aqueles que são usados com menos frequência devem ser colocados em outro lugar. É importante manter um registro do que você precisa e quanto vale.
Os seguintes documentos devem ser arquivados e gerenciados com precisão:
- Notas fiscais;
- Recibos e comprovantes de transações financeiras;
- Relatórios contábeis e gerenciais, tais como balanços e declarações de renda;
- Contas de Internet, água, eletricidade e telefone;
- Orçamentos e previsões orçamentárias;
- Boletos de pagamento de impostos;
- Manuais de procedimentos da empresa;
- Registros de trabalho dos funcionários, entre outros documentos físicos.
Além desses documentos físicos, um empresário deve manter uma variedade de documentos virtuais, tais como divulgação, comunicação e conteúdo de marketing, e-mails de clientes, funcionários e fornecedores, backups de processos e serviços que ocorrem tanto dentro como fora da empresa. O volume de informações está aumentando. Para superar esta dificuldade, é fundamental conhecer sistemas eficientes de gerenciamento de documentos e ferramentas técnicas que forneçam métodos de organização de arquivos em papel e eletrônicos.
Qual a importância do controle fiscal e tributário para uma empresa?
Uma empresa deve cumprir suas obrigações tributárias, contábeis e fiscais de acordo com a legislação brasileira. O sistema financeiro corporativo é diretamente impactado por este processo. O controle fiscal planeja as melhores opções para a empresa e determina o montante de benefícios e créditos fiscais a serem alocados. A gestão fiscal é eficaz quando age preventivamente para evitar que a empresa não cumpra com suas obrigações fiscais ou sofra penalidades fiscais. Informações importantes são organizadas e gerenciadas, assim como são desenvolvidas estratégias para melhorar a saúde financeira da empresa.
Toda empresa com uma administração decente e um grupo estratégico compreende a importância de uma administração tributária eficiente, e isto não consiste apenas no pagamento de impostos em tempo hábil.
O planejamento, avaliação, controle e acompanhamento de impostos são todos críticos neste processo. Para manter a regularidade da empresa no mercado, ela deve seguir as regras legais, o que garante o crescimento seguro e saudável da empresa. Estes controles são essenciais para manter a regularidade do negócio. Quando a empresa é colocada em risco, geralmente há um pagamento incorreto de impostos, um regime tributário inadequado, conhecimento insuficiente das regras tributárias e nenhum planejamento tributário.
Como o controle de documentos ajuda para um controle fiscal e tributário?
O principal retorno deste investimento é a facilidade com que estes registros podem ser encontrados e compartilhados com consumidores e funcionários, além de uma maior proteção das informações.
O controle de documentos bem gerenciado é crucial em qualquer empresa, uma vez que garante precisão, segurança e acessibilidade. Entre seus principais objetivos estão a criação correta e confiável de documentos, armazenamento seguro, padronização da documentação e total conformidade com as exigências e expectativas dos clientes.
Alguns dos fatores adquiridos com o controle de documentos e que auxilia no controle fiscal e tributário são:
1. Ajuda no controle financeiro
Ao organizar seus documentos fiscais, você pode melhorar o controle fiscal de sua empresa. Você pode organizar o fluxo de caixa, apresentando e lançando fundos recebidos e enviados. Você pode organizar o fluxo de caixa de sua empresa para acompanhar as despesas, faturas e lucros de sua empresa em um determinado mês. Portanto, você pode planejar investimentos com maior confiança.
2. Ajuda a evitar problemas com o fisco
Manter os registros fiscais organizados pode ajudar a evitar problemas com as autoridades fiscais. A lei estabelece que as empresas devem manter um arquivo de documentos fiscais emitidos e recebidos por cinco anos.
3. Controle sobre as informações da empresa
Tudo o que é produzido dentro de sua empresa é valioso. Algumas coisas são mais significativas, outras são menos significativas, mas todas são importantes e devem ser salvaguardadas. Não há risco e não há vazamentos de dados quando os documentos são efetivamente controlados, isso é especialmente verídico quando se trata da gestão online, pois a nuvem é criptografada e mantém seus dados completamente privados.
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A ampla gama de informações fornecidas pelo controle de documentação é crucial em qualquer organização. É crucial que o controle de documentação seja tratado como uma atividade estratégica uma vez que, além de apoiar a operação eficiente dos departamentos e apoiar uma série de atividades, ele serve como uma ferramenta importante para apoiar as decisões corporativas e se manter fora de problemas fiscais e tributários.
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