As tarefas operacionais financeiras exigem muito tempo dos colaboradores da empresa.
Por isso, a empresa deve identificar quais dessas tarefas podem ser um problema. E assim criar soluções que minimizem esses impactos.
Isso é um processo contínuo e cíclico que cada vez mais deve ser aperfeiçoado.
E assim, a organização otimiza as tarefas operacionais financeiras e trilha o caminho para alcançar uma gestão eficiente.
A ZW Contabilidade é uma empresa especializada em gestão financeira e com a missão de apresentar aos seus clientes as melhores e mais eficientes soluções.
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E se o objetivo da empresa for o aumento da produtividade dos colaboradores, entregando melhores resultados, com menores custos e menor tempo, confira as dicas neste artigo.
Tarefas operacionais financeiras: qual o conceito?
As Tarefas operacionais financeiras são atividades burocráticas da rotina do departamento financeiro, necessárias para o funcionamento da empresa.
Por exemplo, enviar e-mails a fornecedores a fim de resolver problemas de pagamento, notificar clientes inadimplentes, pagar contas, emitir relatórios e muitas outras tarefas.
Apesar da necessidade de cumpri-las, essas tarefas exigem muito tempo dos funcionários e acabam arrastando o trabalho.
Sendo assim, uma forma de minimizar o impacto dessas tarefas na produtividade é automatizar o máximo de tarefas possíveis.
Imagine quanto tempo demora para que o setor de cobrança envie e-mails ou telefonemas individualmente a cada cliente.
Agora, pense o quanto a atividade não é otimizada se forem disparados e-mails diretamente do sistema quando ele identifica que há um período grande em aberto de inadimplência.
Isso impacta também os gestores que diminuem a necessidade de acompanhamento dessas tarefas e podem se dedicar a tarefas mais estratégicas.
Como otimizar as tarefas operacionais financeiras?
Algumas ações podem ser realizadas a fim de otimizar as tarefas operacionais financeiras e assim impactar positivamente a produtividade de todos os funcionários envolvidos nestas tarefas.
1- Distribuição eficiente das tarefas
A organização da distribuição de tarefas costuma ser demorada e exige dedicação dos gestores e também de sua equipe.
Por isso, essa deve ser a automatização da primeira tarefa operacional financeira.
Por meio de softwares especializados a empresa pode criar rotinas de trabalho para cada trabalhador.
Desta maneira, ao iniciar o seu dia de trabalho, o funcionário já conhece suas atividades, assim como aquelas que são a prioridade na execução.
Ao invés de perder tempo delegando, o gestor apenas acompanha o cumprimento delas.
Além disso, o software pode criar processos contínuos. Por exemplo, a negociação de uma dívida. A cada etapa concluída será aberto ao colaborador o novo passo a ser tomado.
Dessa forma, a empresa ganha maior agilidade com os fluxos e a organização da rotina e assim diminui a operacionalidade burocrática.
2- Automação de atividades
Além da distribuição de tarefas de maneira inteligente e eficiente, a criação de tarefas operacionais financeiras automatizadas melhora o desempenho da equipe e da empresa.
Por exemplo, as tributações possuem demandas próprias e específicas, realizadas todos os meses.
É o caso da emissão de DARF, DAS e outras guias de contribuição fiscal ou tributária.
Esses documentos costumam apresentar o mesmo vencimento e em alguns casos até os mesmos valores.
Se esses documentos não forem gerados e pagos até o vencimento, a empresa terá que pagar multas e outros encargos financeiros.
Para evitar essa situação, a empresa pode trabalhar com softwares que automatizam as tarefas.
Isso acontece por meio de configurações pré-definidas no sistema. Assim, a cada tarefa nova elas podem ser editadas as principais informações.
3- Contas a receber
Alguns boletos ou faturas de clientes são bem simples em relação a vencimento, valores e taxas, mesmo quando não pagas na data do vencimento.
Já outras podem ser mais complexas e envolvem taxas de juros maiores e escalonadas, assim como, descontos específicos e outros fatores variáveis.
O controle dessas faturas é feito manualmente na maioria das vezes. Como consequência, há um trabalho lento e com grande possibilidade de falhas.
A automação dessas tarefas operacionais financeiras diminui o tempo e reduz custos de pessoas. Afinal, os profissionais podem ser deslocados para tarefas mais complexas.
4- Análise de relatórios financeiros
A emissão e análise de relatórios financeiros é um grande desafio e também costuma demandar muito tempo dos funcionários.
Todos esse tempo e dedicação poderiam ser direcionados a outras atividades necessárias ao funcionamento do setor.
Para otimizar essa atividade, também é possível criar relatórios personalizados, que podem ser emitidos com base nos dados e informações existentes nos programas de gestão financeira.
Assim, em poucos minutos o gestor tem à mão relatórios que demonstram o fluxo de caixa ou todos os pagamentos feitos naquele mês aos fornecedores.
5- Registro de todos os boletos
A Federação Brasileiros dos Bancos com a sua plataforma de cobrança atualizada alterou algumas regras importantes para registro e também emissão dos boletos.
Essa alteração impacta todas as empresas e as equipes dos setores do departamento financeiro.
Os boletos devem ser registrados, obrigatoriamente, nos sistemas bancários. E para realizar qualquer mudança ou cancelamento a empresa deve solicitar ao banco.
É necessário ressaltar que cada instituição financeira possui padrão de transferência de arquivos e de dados.
Realizar esses procedimentos individuais de forma manual gera um mau aproveitamento do tempo, deixando o setor atarefado de tarefas operacionais financeiras.
Por isso, é importante a maior automatização desses dados e configurações pré-definidas, maximizando a produção e a eficiência da equipe.
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A otimização de tarefas operacionais financeiras são indispensáveis para melhorar o desempenho da gestão financeira das empresas.
Isso porque é possível automatizar essas atividades e assim garantir que a equipe se dedique a tarefas mais importantes e complexas.
Além disso, os gestores também terão mais tempo para acompanhar outras tarefas e melhorar a tomada de decisões estratéicas.
Para facilitar essa automatização, a empresa precisa contar com o suporte de uma empresa contábil que apresenta um sistema efetivo, de fácil utilização e com maior integração de setores da organização.
A ZW Contabilidade é um escritório contábil com especialidade e experiência nas tarefas operacionais financeiras. Oferecendo soluções eficientes e que melhorem a performance do negócio.
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