Guia definitivo de como emitir Nota Fiscal Eletrônica NF-e
Utilizar a nota fiscal eletrônica agiliza o processo e reduz o desperdício. Entenda como funciona o processo de emissão.
A emissão de nota fiscal é um procedimento necessário para garantir que a empresa opere dentro da legalidade e assim permaneça em dia com as suas obrigações tributárias. Além disso, ela garante um controle mais efetivo sobre as vendas.
Da mesma maneira, esse processo é vantajoso para o cliente. Afinal, este documento é a garantia de que a compra foi realizada e paga.
Ela será essencial para futuras devoluções, trocas ou garantia das mercadorias, ou do serviço.
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Para entender como funciona todo procedimento de emissão de nota fiscal, não deixe de conferir esse artigo.
O que é a nota fiscal?
A nota fiscal é um documento que registra a venda de determinada mercadoria ou da prestação de um serviço.
Portanto, a versão eletrônica é o processo realizado de forma digital, agilizando e facilitando a rotina do empreendedor.
Os modelos eletrônicos também garantem menores índices de falhas e erros.
A emissão da NF é obrigatória para todas as empresas, exceto para microempreendedores individuais quando negociam com pessoas físicas.
Dessa forma, quando vendem para pessoas jurídicas, eles também possuem a obrigação de emitir.
A empresa que não emite nota fiscal pode ter perdas, tanto em relação ao governo quanto em relação ao cliente.
O governo utiliza esses documentos para fiscalizar a arrecadação. Sem a emissão correta, a empresa comete o crime de sonegação fiscal e pode sofrer graves sanções.
Em relação ao cliente, as notas são a comprovação do negócio.
Por exemplo, o cliente necessita acionar uma garantia e não consegue porque a empresa não forneceu a nota.
Logo, a empresa poderá ser acionada judicialmente por esse cliente.
Quais os tipos de Notas fiscais?
Há vários tipos de Nota Fiscal Eletrônica. Confira!
- NF-e – Nota Fiscal eletrônica: é a versão digital da nota fiscal comum utilizada no comércio;
- NFS-e – Nota Fiscal de serviços eletrônica é a versão digital do documento registra a realização de um ou mais serviços;
- CT-e – Conhecimento de transporte eletrônico é a nota fiscal eletrônica que descreve as operações de transporte de carga rodoviária;
- NFC-e Nota fiscal do consumidor eletrônica é usada no varejo para vendas ao consumidor. Foi criada em substituição ao cupom fiscal;
- NFA-e – Nota fiscal avulsa eletrônica é emitido por empresas que não tem esta obrigação e o fazem com baixa frequência, como é o caso do MEI em vendas a pessoas físicas.
Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica?
Emitir uma nota fiscal eletrônica não é tão complexo assim, é preciso apenas seguir alguns passos importantes.
Veja quais são:
Inscrição no CNPJ
Primeiramente, sem a inscrição no CNPJ, não é possível emitir nota fiscal. Isso porque o negócio precisa de formalização.
Seja como microempreendedor individual ou como qualquer outro tipo de empresa.
Portanto, nesta etapa é imprescindível a orientação de um contador.
A opção de MEI é ideal para quem irá começar um pequeno negócio, sem sócios e cujo faturamento não exceda a R$81.000,00 por ano.
Sendo assim, as microempresas e empresas de pequeno porte são opções para aqueles que pretendem ter sócios ou que possuam capital para investir em algo maior.
O faturamento anual da microempresa não pode ultrapassar R$360.000,00. Já o da empresa de pequeno porte não pode estar acima de R$4.800.000,00.
Aquisição de um certificado digital
O certificado digital é uma peça-chave na emissão desses e outros documentos emitidos pela empresa.
Além disso, ele também é necessário para o envio de documentos relativos às obrigações fiscais e tributárias.
Isso porque o certificado digital é uma espécie de assinatura da empresa cuja função é identificar que aqueles documentos pertencem àquela empresa e são realmente seguros.
Portanto, o objetivo do certificado é garantir que todos os dados enviados e recebidos são seguros e autênticos.
A aquisição é realizada por meio de autoridades certificadoras devidamente autorizadas pelo Instituto de Chaves Públicas Brasileiras.
Os dois modelos principais de certificado são:
- A1: válido por um ano e com instalação direto no computador da empresa;
- A3: válido por um a cinco anos e com armazenamento em equipamento externo, como token ou cartão. Exige também senha para utilização.
Inscrição na Secretaria de Fazenda e na prefeitura
A empresa precisa se cadastrar na Secretaria de Fazenda estadual e também na municipal.
A forma de inscrição é feita individualmente e com regras específicas para cada estado ou município.
A inscrição na prefeitura é necessária quando a empresa presta serviços, já que o ISS é um imposto de competência municipal.
Em muitos deles é possível realizar a inscrição pelo próprio site e enviando todos os documentos pelo correio ou entrega presencial.
Após a aprovação do cadastro, o contribuinte pode realizar testes para confirmar se os sistemas usados pela empresa estão integrados corretamente.
Se estiver tudo correto, basta realizar o credenciamento final para assim emitir as notas fiscais.
Tenha um software para emissão
Há muitos programas de emissão de notas fiscais e controle financeiro no mercado.
Portanto, é necessário que se faça uma pesquisa e escolha o que integre melhor as áreas da empresa e faça o maior número de procedimentos de forma automática.
Identifique como funciona o suporte e como funciona o pagamento. Enfim, escolha aquele que mais facilite o processo e atenda a demanda da empresa de uma forma geral.
Após estas etapas, a empresa já está pronta para iniciar a emissão. É importante conferir se todos os dados da empresa, dos produtos e dos clientes estão corretos.
Quando a empresa utiliza softwares de vendas integrados não é necessário digitar valores na nota fiscal manualmente.
E ainda é necessário dizer que quando as mercadorias forem entregues em domicílio, elas devem estar acompanhadas do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica – Danfe.
Conte com a ZW Contabilidade!
A emissão de nota fiscal é uma atividade básica em toda empresa, pois, além de ser uma obrigação fiscal, ajuda também no controle de vendas.
A não emissão de notas fiscais pode enquadrar a empresa no crime de sonegação fiscal que será respondido pelos seus sócios. Além do pagamento de multas.
Para garantir que a empresa atue dentro da legalidade, não deixe de emitir esse e outros documentos importantes.
E, para isso, a ajuda de um escritório de contabilidade é essencial. Afinal, o conhecimento técnico, a formação e a experiência são essenciais.
Nós, da ZW Contabilidade, somos um escritório com essas características e estamos sempre prontos para cuidar dos negócios dos nossos clientes.
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